SIKLUS PENDAPATAN

SIKLUS PENDAPATAN

Penjualan

Bagian yang terkait dengan adanya penjualan :

1. Bag. Penjualan
2. Bag. Kredit
3. Bag. Gudang
4. Bag. Pengiriman
5. Bag. Penagihan
6. Bag. Piutang dan Buku Besar

Bagian Penjualan

Bagian pejualan bertanggung jawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Bag. Penjualan mengisi Dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bag. Gudang dan bag. Pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan.

Bagian Kredit

Bagian Kredit bertanggung jawab untuk mengecek apakah customer yang bersangkutan masih layak untuk diberikan fasilitas kredit. Transaksi Penjualan sangat tergantung pada bag. Kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh bagian tersebut. Setelah SO disahkan baru kemudian bag. Penjualan mendistribusikan tembusan-tembusan SO ke berbagai departemen.

Bagian Gudang

Setelah kredit disetujui, bag. Penjualan mengirimkan tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bag. Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bag. Pengiriman untuk segera dikirimkan.

Bagian pengiriman

Bagian Pengiriman juga menerima tembusan SO dari bag. Penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bag. Pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bag. Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman.

Bagian Penagihan

Bagian Penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bag. Penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bag. Pengiriman. Bag. Penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.

Bagian piutang dan Buku Besar

Bagian ini mencatat transaksi penjualan yang terjadi berdasarkan dokumen yang diterima (tembusan faktur penjualan). Bagian piutang mencatat kedalam file pelanggan untuk menambahkan saldo kredit pelanggan dan kemudian membukukannya kedalam Buku Besar sebagai dasar untuk membuat laporan.

Jenis Sistem Order Penjualan

1. Sistem Pra-Penagihan Lengkap

Dalam sistem ini faktur dan nota pengiriman (Packing Slip) dibuat secara bersamaan dan data yang dibutuhkan untuk membuat faktur telah diisi lengkap (termasuk biaya pengiriman, pajak, dll). Jadi dalam sistem ini kita sudah harus mengetahui berapa biaya pengiriman dan pajak yang dibebankan kepada total penjualan.

2. Sistem Pra-Penagihan Tidak Lengkap

Ada sistem ini Faktur dan nota Pengiriman dibuat secara bersamaan, tapi data yang ada pada faktur belum diisi lengkap sampai diterimanya nota pengiriman dari bagian pengiriman. Setelah nota pengiriman datang, bag. Penagihan kemudian mengisi secara lengkap data yang ada dalam faktur untuk kemudian dikirimkan ke pelanggan.

3. Sistem Pengorderan dan Penagihan Terpisah

Dalam sistem ini faktur dan order pengiriman dibuat secara terpisah, dimana faktur dibuat oleh bag. Penagihan dan order pengiriman dibuat oleh bag. Pengiriman.

Penggunaan Komputer dalam Order Penjualan

1. Pengumpulan data

Semua data yang ada terlebih dahulu harus dirubah menjadi machine readable form. Data order penjualan dimasukkan kedalam komputer dengan sistem batch atau on-line processing oleh seorang petugas PDE. Dalam sistem yang lebih canggih, seorang pelanggan dilayani oleh seorang petugas yang secara langsung mengisi form pemesanan (SO) pada sebuah on-line terminal.

2. Pemrosesan awal data

Pada proses awal ini semua data yang dipisah kedalam batch dijadikan satu dan disortir menurut urutan tertentu untuk kemudian diuji validasinya. Setelah itu di proses lebih lanjut.

3. Pemrosesan lanjutan

Jika SO sudah masuk kedalam sistem, sistem kemudian menarik data dari file konsumen untuk melengkapi data yang diperlukan. (tinggal enter kode barang dan kode konsumen).

Pada file konsumen akan terlihat apakah konsumen tersebut layak untuk mendapatkan kredit atau tidak, dan pada file inventori juga dapat terlihat apakah barang yang dipesan masih ada atau tidak.

Setelah semua lengkap diisi maka komputer akan langsung mencetak faktur beserta tembusannya.

Bisa juga secara on-line tembusan tersebut dapat dikirimkan ke bagian yang lain.

4. Update file yang bersangkutan

File yang di update biasanya adalah file pelanggan, file inventory dan file piutang dagang.

Pada file pelanggan, jumlah tagihan ditambahkan pada saldo kreditnya. Pada file Inventory, jumlah persediaan dikurangi dengan jumlah barang yang terjual, sehinggan dapat mencerminkan keadaan yang sesungguhnya. Dan pada file piutang dagang, update ini digunakan untuk menambah saldo piutang yang menjadi hak perusahaan. Update pada file piutang biasa disebut posting.

5. Tahap Pelaporan

Dengan penggunaan komputer, maka laporan dapat dihasilkan setiap saat sebagai hasil sampingan dari pemrosesan order penjualan.

PIUTANG

Fungsi terkait :

1. Penerimaan kas
2. Penagihan
3. Piutang Dagang dan Buku Besar
4. Kredit

Penerimaan kas

Bagian penerimaan kas menerima cek pembayaran bersama dengan nota pengiriman uang. Sebelum cek tersebut diuangkan, slip nota pengiriman uang dikirimkan oleh bag. Penerimaan kas ke bag. Piutang dagang untuk dibukukan.

Penagihan

Berdasarkan nota pengiriman uang, bag. Penagihan menutup faktur yang telah dibayar dan jika terdapat retur penjualan maupun potongan penjualan, maka bagian ini menerbitkan memo kredit yang akan dikirimkan kepada bagian piutang untuk mengurangi piutang pelanggan.

Piutang Dagang

Dalam proses piutang, bagian ini mencatat/membukukan pembayaran piutang yang dilakukan pelanggan kedalam jurnal dan buku besar (termasuk buku besar pembantu).

Kredit

Fungsi bagian ini dalam sistem aplikasi piutang mencakup pengesahan pengembalian dan potongan penjualan dan penyesuaian lain terhadap rekening pelanggan. Termasuk juga analisa saldo umur piutang untuk memastikan kelayakkan piutang dan membuat memo penghapusan piutang.

Penyesuaian Sistem Aplikasi Piutang

1. Pengembalian dan potongan penjualan

Pengembalian timbul jika terdapat ketidak sesuaian anatara permintaan dengan barang yang dikirim sedangkan potongan penjualan terjadi jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun tidak dikembalikan kepada penjual, sehingga dilakukan potongan dari harga resminya.

Untuk mencatat kedua transaksi tersebut, oleh bagian penagihan dibuat memo kredit untuk kemudian diberikan kepada bagian kredit untuk disahkan.

2. Penghapusan piutang

Hal ini terjadi jika bagian kredit menemukan adanya kemungkinan umur piutang yang terlalu lama atau adanya kemungkinan tidak tertagihnya piutang.

Kegiatan ini dimulai dari bagian kredit yang menerbitkan surat penghapusan piutang dan disahkan oleh bendahara, kemudian bagian piutang menghapus piutan tersebut. Selain pihak terkait di atas, memo penghapusan juga harus diberikan kepada pihak independen (untuk menjaga proses pengendalian) dimana pihak independen tersebut akan melaporkan penghapusan piutang tersebut kepada pelanggan untuk meyakinkan bahwa piutang tersebut tidak akan ditagih kembali.